Crea, gestiona i publica horaris de treball amb un planificador intel-ligent basat en IA
El modul de Planificacio de torns permet crear horaris de treball per als empleats de cada centre de treball. El sistema ofereix dues formes de planificar:
El gestor crea torns individualment, assignant empleats a franges horaries concretes. Ideal per a ajustos puntuals o equips petits.
Un algoritme intel-ligent genera automaticament la planificacio optima. Te en compte les necessitats de personal, les absencies, els festius i la legislacio laboral espanyola. Ideal per planificar setmanes completes.
| Concepte | Descripcio |
|---|---|
| Plantilla de torn | Definicio reutilitzable d'un tipus de torn (ex. "Mati 8:00-15:00"). Inclou horari, descans i color. |
| Torn planificat | Assignacio concreta d'un empleat a una franja horaria en una data determinada. |
| Estat del torn |
Esborrany Creat, pendent de publicar. Publicat Visible per als empleats. Confirmat Acceptat per l'empleat. Cancel-lat Anul-lat. |
| Setmana publicada | Quan es publica una setmana, tots els torns en esborrany passen a "publicat" i els empleats poden veure'ls. |
| Necessitats de personal | Nombre de treballadors requerits per hora en cada centre. Es l'input principal de l'auto-planificador. |
| Centre de treball | Ubicacio fisica on es presten els serveis. La planificacio es gestiona per centre. |
| Rotacio ciclica | Sistema de torns rotatius on els treballadors es divideixen en grups i cada grup canvia de torn automaticament seguint un cicle (ex. Mati → Tarda → Nit cada setmana). |
Ruta: Control de presencia > Planificacio
El modul de planificacio requereix el permis A13 - Planificacio. Aquest permis s'assigna des de la gestio d'usuaris.
| Rol | Capacitats |
|---|---|
| Gestor / Empresa | Crear, editar, eliminar torns. Publicar/despublicar setmanes. Executar l'auto-planificador. Gestionar plantilles. |
| Treballador | Consultar els seus torns publicats (nomes lectura). |
Les plantilles defineixen tipus de torn reutilitzables. Es recomana crear-les abans de comencar a planificar.
Feu clic al boto Plantilles de la barra d'eines de planificacio.
| Camp | Descripcio | Exemple |
|---|---|---|
| Nom | Nom descriptiu del torn | Mati |
| Abreviatura | Codi curt (max. 4 caracters) | M |
| Hora inici | Hora d'entrada | 08:00 |
| Hora fi | Hora de sortida | 15:00 |
| Descans (min) | Minuts de descans inclosos | 30 |
| Color | Color per a la visualitzacio al calendari | Blau |
| Descripcio | Notes opcionals | Torn de mati |
| Accio | Descripcio |
|---|---|
| Nova plantilla | Crear un nou tipus de torn |
| Editar | Modificar una plantilla existent (no afecta torns ja creats) |
| Eliminar | Esborrar una plantilla |
El modul ofereix tres vistes accessibles des de les pestanyes superiors:
Taula amb els empleats a les files i els 7 dies de la setmana a les columnes. Cada cel-la mostra els torns assignats com a xips de color amb l'horari.
| Empleat | Dll 23/06 | Dm 24/06 | Dc 25/06 | Dj 26/06 | Dv 27/06 | Ds 28/06 | Dg 29/06 | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Garcia, Ana | 08-15 | 08-15 | 08-15 | 08-15 | 08-15 | 32.5 | ||
| Lopez, Pedro | 15-22 | 15-22 | 15-22 | 15-22 | 26.0 | |||
| Martinez, Laura | 22-06 | 22-06 | 22-06 | 22-06 | 30.0 | |||
| Sense assignar | 15-22 |
Linia temporal horitzontal de 24 hores amb una fila per empleat. Les hores cobertes pel torn es marquen amb el color de la plantilla.
Calendari mensual compacte amb una fila per empleat i una columna per dia. Cada torn es mostra com un punt de color amb l'hora d'inici. Util per tenir una visio general de la planificacio.
| Control | Accio |
|---|---|
| / | Avancar o retrocedir un periode (setmana, dia o mes segons la vista) |
| Anar directament a avui | |
| Selector de centre | Filtrar per centre de treball |
Hi ha dues formes de crear un torn manualment:
Feu clic al boto de la barra d'eines. S'obrira el formulari complet de creacio.
A la vista setmanal o diaria, feu clic a una cel-la buida del grid. Si hi ha plantilles configurades, es mostrara el menu de torn rapid. Si no, s'obrira el formulari complet.
| Camp | Obligatori | Descripcio |
|---|---|---|
| Data | Si | Dia del torn |
| Empleat | No | Treballador assignat. Si es deixa buit, el torn queda "Sense assignar" |
| Plantilla | No | Seleccionar una plantilla omple automaticament els camps d'horari |
| Hora inici | Si | Hora d'entrada |
| Hora fi | Si | Hora de sortida |
| Descans | No | Minuts de descans (per defecte 0) |
| Color | No | Color del xip al calendari |
| Notes | No | Comentaris visibles en passar el ratoli sobre el xip |
Si teniu plantilles configurades, en fer clic a una cel-la buida s'obre el menu de torn rapid:
Si preferiu crear el torn amb dades personalitzades, premeu "Crear manualment" a la part inferior del menu.
Els torns es creen inicialment com a Esborrany. Perque els empleats puguin veure'ls, cal publicar la setmana.
Si necessiteu fer canvis despres de publicar:
Permet copiar tots els torns d'una setmana a una altra. Util quan la planificacio es repeteix cada setmana.
Les necessitats de personal defineixen quants treballadors es necessiten a cada franja horaria de cada dia, desglossats per departament o lloc de treball. Son l'input principal de l'auto-planificador: sense necessitats configurades, l'algoritme no sap quants torns generar.
El modal de necessitats s'organitza en pestanyes:
Vista agregada de nomes lectura que mostra el total de necessitats de tots els departaments combinats. Permet verificar rapidament les necessitats globals hora per hora.
Necessitats que pot cobrir qualsevol treballador, independentment del seu departament. Util per a llocs de treball generics o empreses sense departaments definits.
Una pestanya per a cada departament o lloc de treball del centre. Permeten definir necessitats especifiques per perfil professional. L'auto-planificador assignara prioritariament treballadors del departament corresponent.
Es una taula amb 24 files (una per hora, de 00:00 a 23:00) i 7 columnes (dilluns a diumenge). A cada cel-la s'indica el nombre de treballadors necessaris en aquella hora.
Si les vostres necessitats es repeteixen cada setmana, podeu desar-les com a plantilla i aplicar-la rapidament:
Quan executeu l'auto-planificador, l'algoritme:
Si no hi ha necessitats definides per al periode, l'auto-planificador no generara torns. Apareixera un avis indicant que no hi ha necessitats configurades.
L'assistent visual proporciona eines rapides per omplir i gestionar el grid de necessitats de manera eficient, sense necessitat d'editar cel-la per cel-la.
A la barra d'eines del grid de necessitats, trobareu el formulari d'ompliment rapid:
El grid de necessitats admet les seguents interaccions:
| Accio | Resultat |
|---|---|
| Clic | Incrementa el valor en +1 |
| Shift + Clic | Decrementa el valor en -1 (minim 0) |
| Clic dret | Esborra el valor de la cel-la (posa a 0) |
| Arrossegar | Pinta el valor actual a les cel-les per on passeu (mode pinzell) |
A la capcalera de cada columna (dia) hi ha una icona de copiar . En fer-hi clic:
Util per copiar les necessitats del dilluns a la resta de dies laborables.
El grid mostra totals en temps real:
L'auto-planificador genera automaticament els torns per a un periode i centre concret, respectant les restriccions legals i optimitzant segons el mode escollit.
El sistema recopila automaticament:
Converteix les necessitats de personal (X treballadors per hora) en torns concrets usant les plantilles. Per exemple, si es necessiten 3 treballadors de 8:00 a 15:00, genera 3 slots del torn "Mati".
Els slots s'ordenen de mes dificil a mes facil de cobrir. Un slot es "dificil" quan pocs treballadors estan disponibles per cobrir-lo (constraint-first heuristic). Aixo augmenta la probabilitat de trobar una solucio completa.
Per a cada slot, l'algoritme avalua tots els treballadors disponibles i assigna el millor candidat segons un sistema de puntuacio de 0 a 100 punts:
| Criteri | Punts | Descripcio |
|---|---|---|
| Departament | 0-25 | Coincideix el departament del treballador amb el requerit |
| Utilitzacio contracte | 0-20 | Prioritza treballadors que encara no han assolit les seves hores de contracte |
| Optimitzacio de mode | 0-20 | Puntuacio variable segons el mode seleccionat |
| Qualitat del descans | 0-15 | Afavoreix treballadors amb mes hores des del seu ultim torn |
| Consistencia | 0-10 | Premia mantenir el mateix tipus de torn en dies consecutius |
| Desempat | 0-10 | Variacio aleatoria per evitar que sempre s'assigni al mateix |
El resultat es mostra com a preview abans d'aplicar, incloent:
Configureu els parametres de la planificacio:
Reviseu el resultat abans d'aplicar:
Si el resultat no es satisfactori, premeu Enrere per ajustar els parametres.
Premeu Aplicar per crear els torns. Es crearan com a Esborrany perque pugueu revisar-los abans de publicar.
El mode d'optimitzacio determina quin criteri prioritza l'algoritme en assignar treballadors. Tots els modes respecten les mateixes restriccions legals; la diferencia esta en com es puntuen els candidats.
Prioritza cobrir totes les necessitats de personal.
L'algoritme intenta assignar treballadors a tots els slots, fins i tot si aixo genera desequilibris en les hores entre empleats. Ideal per a negocis on la cobertura es critica (hospitals, seguretat, atencio al public).
Minimitza el cost total de la planificacio.
Evita hores extra assignant preferentment treballadors que no han assolit les seves hores de contracte. Redueix el nombre total d'hores planificades mantenint la cobertura minima.
Distribueix les hores equitativament entre tots els treballadors.
Busca que tots els empleats tinguin un nombre similar d'hores. Prioritza els treballadors amb menys hores assignades. Ideal per a equips on tots han de tenir la mateixa carrega de treball.
Assigna cada treballador al seu torn habitual.
Prioritza la consistencia: si un treballador sol fer torn de mati, li assigna sempre el torn de mati. Ideal per a empreses amb equips fixos de mati/tarda/nit.
Rota automaticament els torns entre grups de treballadors.
Els treballadors es divideixen en grups i cada grup rota de torn seguint un cicle predefinit. Per exemple, en un cicle de 3 setmanes: el Grup 1 fa Mati la setmana 1, Tarda la setmana 2 i Nit la setmana 3. Ideal per a fabriques, hospitals i serveis 24h amb torns rotatius.
| Mode | Prioritat | Millor per a |
|---|---|---|
| Cobertura | Cobrir tots els slots | Serveis critics, atencio 24h |
| Cost | Evitar hores extra | Optimitzar pressupost |
| Equitat | Repartiment uniforme | Equips amb mateixa categoria |
| Torns fixos | Consistencia de torn | Equips fixos per torn |
| Rotacio ciclica | Rotacio automatica de grups | Fabriques, hospitals, 24h rotatiu |
Les rotacions cicliques permeten automatitzar el canvi de torn entre grups de treballadors. En lloc d'assignar torns manualment cada setmana, es defineix un cicle (ex. 3 setmanes) amb una plantilla de torn per fase, i el sistema calcula automaticament quin torn correspon a cada grup en cada moment.
| Concepte | Descripcio |
|---|---|
| Rotacio | Configuracio que defineix un cicle de torns per a un centre de treball. Te un nom, un nombre de setmanes (2 a 6) i una llista de fases. |
| Fase | Cada setmana del cicle. Cada fase te assignada una plantilla de torn. Exemple: Fase 1 = Mati, Fase 2 = Tarda, Fase 3 = Nit. |
| Grup | Conjunt de treballadors que fan el mateix torn simultaneament. El nombre de grups coincideix amb el nombre de fases del cicle. |
Premeu el boto Rotacions a la barra d'eines de planificacio.
L'algoritme calcula la fase actual de cada grup basant-se en el nombre de setmana ISO de l'any i assigna automaticament la plantilla de torn corresponent a cada treballador.
La formula que determina quin torn fa cada grup en una setmana donada es:
L'auto-planificador compleix automaticament la legislacio laboral espanyola. Aquestes restriccions son hard constraints: mai es poden violar, independentment del mode seleccionat.
Si un slot no pot assignar-se a cap treballador sense violar alguna restriccio, el torn es crea com a "Sense assignar" i es genera un avis a la vista previa. El gestor pot llavors:
Els calendaris de projectes permeten organitzar la planificacio al voltant de projectes o tasques especifiques, superposant-se als torns habituals per donar una visio completa de la carrega de treball.
Premeu el boto Projectes a la barra d'eines de planificacio.
| Camp | Obligatori | Descripcio |
|---|---|---|
| Nom | Si | Nom descriptiu del projecte |
| Descripcio | No | Detalls addicionals del projecte |
| Color | No | Color per a la visualitzacio a la linia temporal |
| Data inici | Si | Data de comencament del projecte |
| Data fi | Si | Data de finalitzacio prevista |
| Centre | Si | Centre de treball associat |
| Pressupost | No | Pressupost d'hores assignat al projecte |
| Estat | Si | Actiu, Pausat o Finalitzat |
Els projectes es mostren com a barres horitzontals a les vistes setmanal i mensual, permetent veure la seva durada en relacio amb els torns planificats.
Cada projecte pot tenir empleats assignats amb les seguents dades:
| Accio | Descripcio |
|---|---|
| Nou projecte | Crear un projecte nou |
| Editar | Modificar dades del projecte o les assignacions d'empleats |
| Eliminar | Esborrar un projecte (les assignacions d'empleats tambe s'eliminen) |
| Assignar empleats | Afegir treballadors al projecte amb rol i hores |
El panell de capacitat ofereix una visio consolidada de la carrega de treball de cada empleat, combinant hores de contracte, torns planificats i projectes assignats.
Premeu el boto Capacitat a la barra d'eines de planificacio.
| Indicador | Descripcio |
|---|---|
| Hores de contracte | Hores setmanals segons el contracte del treballador |
| Hores de torns planificats | Total d'hores assignades en torns per a la setmana seleccionada |
| Hores de projectes | Total d'hores assignades en projectes actius |
| Utilitzacio (%) | Barra de progres que mostra el percentatge d'utilitzacio: (torns + projectes) / contracte x 100 |
| Dies d'absencia | Nombre de dies amb absencia aprovada en el periode |
| Color | Rang | Significat |
|---|---|---|
| Verd | < 80% | Capacitat disponible - l'empleat pot assumir mes carrega |
| Groc | 80% - 100% | Utilitzacio optima - prop del maxim contractual |
| Vermell | > 100% | Sobreutilitzacio - l'empleat te mes hores que les del contracte |
A la part inferior del panell es mostra un resum amb:
Vegem un exemple complet de planificacio per a una botiga amb 8 empleats i 2 torns:
Anem a Plantilles i creem dos torns:
Premem Necessitats i omplim el grid amb l'eina d'ompliment rapid:
Desem les necessitats i les guardem com a plantilla "Setmana estandard botiga".
Premem Auto-planificar i configurem:
L'algoritme genera la planificacio en segons.
La preview mostra:
Premem Aplicar. Els torns apareixen a la vista setmanal com a esborranys. Ajustem manualment els 2 torns del dissabte sense assignar, assignant-los a empleats amb menys hores.
Quan tot esta correcte, premem Publicar. Els empleats ja poden veure els seus torns des de l'aplicacio.
Si la seguent setmana te la mateixa estructura, usem Duplicar setmana. Si canvia, tornem a executar l'auto-planificador amb els nous parametres.
Vegem un exemple detallat de com planificar un restaurant amb 3 departaments i 12 empleats usant les necessitats per departament.
Premem Necessitats i omplim cada pestanya de departament usant l'ompliment rapid:
Pestanya Cuina:
Pestanya Barra:
Pestanya Sala:
Premem Auto-planificar:
L'algoritme assigna prioritariament treballadors del departament corresponent. Un cuiner s'assignara als torns de Cuina (puntuacio +25 per coincidencia de departament), un cambrer als de Sala, etc.
La vista previa mostra el desglossament per departament:
Desem les necessitats com a plantilla "Setmana estandard restaurant" per reutilitzar-la cada setmana sense haver de tornar a configurar les necessitats per departament.
Vegem un exemple detallat de com planificar una fabrica que opera 24 hores amb 3 torns rotatius i 18 operaris.
Anem a Plantilles i creem:
Premem Necessitats i omplim el grid:
Despres de desar, premem Plantilles > "Desar setmana actual com a plantilla" amb el nom "Setmana estandard fabrica" per reutilitzar-la cada setmana.
Premem Auto-planificar:
L'algoritme genera la planificacio:
Premem Aplicar. La vista setmanal mostra:
| Empleat | Dll | Dm | Dc | Dj | Dv | Ds | Dg | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Garcia, Joan | 06-14 | 06-14 | 06-14 | 06-14 | 06-14 | 37.5 | ||
| Lopez, Maria | 06-14 | 06-14 | 06-14 | 06-14 | 06-14 | 37.5 | ||
| Martinez, Pere | 14-22 | 14-22 | 14-22 | 14-22 | 14-22 | 06-14 | 45.0 | |
| Sanchez, Ana | 22-06 | 22-06 | 22-06 | 22-06 | 22-06 | 37.5 | ||
| ... (14 empleats mes) | ||||||||
| Sense assignar | 22-06 22-06 22-06 |
|||||||
Els 3 torns de nit del dissabte queden sense assignar. El gestor pot:
Despres de resoldre els torns pendents, publiquem la setmana. Els operaris consulten els seus torns des de l'app.
Per a la seguent setmana:
| Element | Configuracio |
|---|---|
| Plantilles de torn | 3: Mati (06-14), Tarda (14-22), Nit (22-06) |
| Necessitats Dll-Dv | 5 operaris x 24h (totes les franges horaries) |
| Necessitats Dissabte | 3 operaris x 16h (mati i tarda solament) |
| Plantilla necessitats | "Setmana estandard fabrica" (desar per reutilitzar) |
| Mode recomanat | Cobertura (cobrir tota la produccio) o Torns Fixos (rotacio) |
| Operaris | 18 (= 3 torns x 5 + 3 reserva/descans) |
Com a minim: (1) plantilles de torn definides, (2) empleats actius assignats al centre de treball, i opcionalment (3) necessitats de personal configurades. Sense necessitats, l'algoritme distribuira els torns segons les plantilles disponibles i el nombre de treballadors.
Si. El sistema carrega automaticament les absencies aprovades (vacances, baixes, permisos) del periode i exclou aquells treballadors dels dies en que tenen absencia. Les cel-les amb absencia es mostren amb fons rosa.
Si. Els torns generats es creen com a esborranys i son completament editables. Podeu canviar horaris, reassignar empleats o eliminar torns abans de publicar.
Si no marqueu l'opcio "Reemplacar torns existents", els nous torns s'afegiran juntament amb els existents (pot generar duplicats). Si marqueu l'opcio, els torns en esborrany del periode s'eliminaran abans de generar els nous.
Si. Al wizard de l'auto-planificador podeu seleccionar el rang exacte de dates. Per exemple, de dilluns a divendres si no treballeu caps de setmana.
Els torns publicats seran visibles per als empleats quan accedeixin al modul de planificacio. El sistema no envia notificacions push automaticament.
Si. Podeu crear torns sense empleat assignat. Aquests apareixen a la fila "Sense assignar" amb fons taronja. Son utils per definir les necessitats de cobertura abans de decidir qui cobrira cada torn.
Si. La planificacio es independent per centre. Useu el selector de centre a la barra superior per canviar entre centres. Cada centre te els seus propis torns, plantilles i estat de publicacio.
Cada color correspon a una plantilla de torn (o al color escollit en crear el torn manualment). Per convencio:
Els colors son completament personalitzables en crear les plantilles.
Les necessitats de personal es poden definir per departament (ex. Cuina, Sala, Barra). Quan executeu l'auto-planificador, l'algoritme assigna prioritariament treballadors del departament corresponent a cada slot. La coincidencia de departament aporta fins a 25 punts en el sistema de scoring. Si no hi ha suficients treballadors del departament, l'algoritme pot assignar treballadors d'altres departaments amb menor puntuacio.
Es una eina de la barra d'eines del grid de necessitats que permet omplir multiples cel-les alhora. Definiu una franja horaria (des de/fins a), el nombre de persones i els dies de la setmana, i premeu "Omplir" per aplicar els valors automaticament. Es molt mes rapid que editar cel-la per cel-la.
A la capcalera de cada columna (dia) del grid de necessitats hi ha una icona de copiar. Feu clic per copiar totes les hores d'aquell dia, i despres feu clic a la icona d'enganxar que apareix a les altres columnes per replicar els valors. Es la manera mes rapida de configurar dies amb necessitats identiques.
Els calendaris de projectes permeten gestionar tasques o projectes especials que afecten la disponibilitat dels empleats. Es superposen als torns habituals i mostren barres de duracio a les vistes setmanal i mensual. Son utils per a reformes, campanyes estacionals, projectes transversals o qualsevol activitat temporal que requereixi assignar empleats amb un rol i hores especifiques.
Premeu el boto Capacitat a la barra d'eines de planificacio. El panell mostra per a cada empleat les hores de contracte, hores de torns planificats, hores de projectes i una barra d'utilitzacio codificada per colors (verd < 80%, groc 80-100%, vermell > 100%). Aixo us ajuda a detectar sobreutilitzacio o capacitat disponible abans de planificar.
Una rotacio ciclica es un sistema de torns rotatius on els treballadors es divideixen en grups i cada grup canvia de torn automaticament cada setmana seguint un cicle. Es ideal per a fabriques amb torns de mati/tarda/nit, hospitals, serveis de seguretat i qualsevol activitat que requereixi cobertura 24h amb torns rotatoris. Es configura des del boto Rotacions de la barra d'eines.
Si. Podeu crear multiples rotacions per a un mateix centre de treball. Per exemple, una rotacio de 3 torns per a l'area de produccio i una altra de 2 torns per a l'area de magatzem. En auto-planificar, seleccioneu la rotacio que voleu aplicar.
Els treballadors sense grup assignat es tracten com a "sense preferencia de torn". L'algoritme els assigna lliurement segons el mode seleccionat. Es recomanable assignar tots els treballadors rellevants a un grup abans de generar torns amb el mode rotacio ciclica.