Crea, gestiona y publica horarios de trabajo con un planificador inteligente basado en IA
El modulo de Planificacion de turnos permite crear horarios de trabajo para los empleados de cada centro de trabajo. El sistema ofrece dos formas de planificar:
El gestor crea turnos individualmente, asignando empleados a franjas horarias concretas. Ideal para ajustes puntuales o equipos pequenos.
Un algoritmo inteligente genera automaticamente la planificacion optima. Tiene en cuenta las necesidades de personal, las ausencias, los festivos y la legislacion laboral espanola. Ideal para planificar semanas completas.
| Concepto | Descripcion |
|---|---|
| Plantilla de turno | Definicion reutilizable de un tipo de turno (ej. "Manana 8:00-15:00"). Incluye horario, descanso y color. |
| Turno planificado | Asignacion concreta de un empleado a una franja horaria en una fecha determinada. |
| Estado del turno |
Borrador Creado, pendiente de publicar. Publicado Visible para los empleados. Confirmado Aceptado por el empleado. Cancelado Anulado. |
| Semana publicada | Cuando se publica una semana, todos los turnos en borrador pasan a "publicado" y los empleados pueden verlos. |
| Necesidades de personal | Numero de trabajadores requeridos por hora en cada centro. Es el input principal del auto-planificador. |
| Centro de trabajo | Ubicacion fisica donde se prestan los servicios. La planificacion se gestiona por centro. |
| Rotacion ciclica | Sistema de turnos rotativos donde los trabajadores se dividen en grupos y cada grupo cambia de turno automaticamente siguiendo un ciclo (ej. Manana → Tarde → Noche cada semana). |
Ruta: Control de presencia > Planificacion
El modulo de planificacion requiere el permiso A13 - Planificacion. Este permiso se asigna desde la gestion de usuarios.
| Rol | Capacidades |
|---|---|
| Gestor / Empresa | Crear, editar, eliminar turnos. Publicar/despublicar semanas. Ejecutar el auto-planificador. Gestionar plantillas. |
| Trabajador | Consultar sus turnos publicados (solo lectura). |
Las plantillas definen tipos de turno reutilizables. Se recomienda crearlas antes de empezar a planificar.
Haga clic en el boton Plantillas de la barra de herramientas de planificacion.
| Campo | Descripcion | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre | Nombre descriptivo del turno | Manana |
| Abreviatura | Codigo corto (max. 4 caracteres) | M |
| Hora inicio | Hora de entrada | 08:00 |
| Hora fin | Hora de salida | 15:00 |
| Descanso (min) | Minutos de descanso incluidos | 30 |
| Color | Color para la visualizacion en el calendario | Azul |
| Descripcion | Notas opcionales | Turno de manana |
| Accion | Descripcion |
|---|---|
| Nueva plantilla | Crear un nuevo tipo de turno |
| Editar | Modificar una plantilla existente (no afecta a turnos ya creados) |
| Eliminar | Borrar una plantilla |
El modulo ofrece tres vistas accesibles desde las pestanas superiores:
Tabla con los empleados en filas y los 7 dias de la semana en columnas. Cada celda muestra los turnos asignados como chips de color con el horario.
| Empleado | Lun 23/06 | Mar 24/06 | Mie 25/06 | Jue 26/06 | Vie 27/06 | Sab 28/06 | Dom 29/06 | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Garcia, Ana | 08-15 | 08-15 | 08-15 | 08-15 | 08-15 | 32.5 | ||
| Lopez, Pedro | 15-22 | 15-22 | 15-22 | 15-22 | 26.0 | |||
| Martinez, Laura | 22-06 | 22-06 | 22-06 | 22-06 | 30.0 | |||
| Sin asignar | 15-22 |
Timeline horizontal de 24 horas con una fila por empleado. Las horas cubiertas por turno se marcan con el color de la plantilla.
Calendario mensual compacto con una fila por empleado y una columna por dia. Cada turno se muestra como un punto de color con la hora de inicio. Util para tener una vision general de la planificacion.
| Control | Accion |
|---|---|
| / | Avanzar o retroceder un periodo (semana, dia o mes segun la vista) |
| Ir directamente a hoy | |
| Selector de centro | Filtrar por centro de trabajo |
Hay dos formas de crear un turno manualmente:
Haga clic en el boton de la barra de herramientas. Se abrira el formulario completo de creacion.
En la vista semanal o diaria, haga clic en una celda vacia del grid. Si hay plantillas configuradas, se mostrara el menu de turno rapido. Si no, se abrira el formulario completo.
| Campo | Obligatorio | Descripcion |
|---|---|---|
| Fecha | Si | Dia del turno |
| Empleado | No | Trabajador asignado. Si se deja vacio, el turno queda "Sin asignar" |
| Plantilla | No | Seleccionar una plantilla auto-rellena los campos de horario |
| Hora inicio | Si | Hora de entrada |
| Hora fin | Si | Hora de salida |
| Descanso | No | Minutos de descanso (por defecto 0) |
| Color | No | Color del chip en el calendario |
| Notas | No | Comentarios visibles al pasar el raton sobre el chip |
Si tiene plantillas configuradas, al hacer clic en una celda vacia se abre el menu de turno rapido:
Si prefiere crear el turno con datos personalizados, pulse "Crear manualmente" en la parte inferior del menu.
Los turnos se crean inicialmente como Borrador. Para que los empleados puedan verlos, es necesario publicar la semana.
Si necesita hacer cambios despues de publicar:
Permite copiar todos los turnos de una semana a otra. Util cuando la planificacion se repite cada semana.
Las necesidades de personal definen cuantos trabajadores se necesitan en cada franja horaria de cada dia. Son el input principal del auto-planificador: sin necesidades configuradas, el algoritmo no sabe cuantos turnos generar.
El modal de necesidades muestra pestanas en la parte superior:
| Pestana | Descripcion |
|---|---|
| Resumen | Vista agregada de solo lectura. Muestra el total de necesidades de todos los departamentos, con badges de resumen por puesto y total de trabajador-hora. |
| General | Necesidades sin departamento especifico. Se usara para trabajadores de cualquier puesto. Grid editable. |
| Cocina, Barra, Sala... | Una pestana por cada departamento del centro. Cada una tiene su propio grid editable. Un punto azul indica pestanas con datos. |
Si sus necesidades se repiten cada semana, puede guardarlas como plantilla y aplicarla rapidamente:
La plantilla guarda las necesidades de todos los departamentos (incluido "General").
Cuando ejecuta el auto-planificador, el algoritmo:
Los avisos del auto-planificador incluyen el nombre del departamento: "3 turnos de puesto Cocina sin cubrir".
El asistente visual permite definir las necesidades de personal de forma rapida e intuitiva, sin necesidad de escribir numeros celda por celda. Ofrece herramientas de relleno masivo, interaccion visual y funciones de copiar/pegar.
La herramienta mas potente para definir necesidades. Permite rellenar un bloque horario completo en un solo clic:
Resultado: se rellenan 30 celdas de golpe (6 horas x 5 dias = 30 celdas con valor 2).
El boton Limpiar borra todas las celdas del grid actual.
Las celdas del grid son interactivas y no requieren escribir numeros:
| Accion | Efecto |
|---|---|
| Clic | Incrementa el valor en 1 (0 → 1 → 2 → 3...) |
| Shift + Clic | Decrementa el valor en 1 |
| Clic derecho | Pone el valor a 0 (borra la celda) |
| Clic + Arrastrar | Pinta multiples celdas con el mismo valor (modo pincel) |
Las celdas se colorean automaticamente segun su valor, creando un mapa de calor visual:
Esto permite ver de un vistazo donde se concentran las necesidades de personal a lo largo de la semana.
Ideal para replicar el patron de un dia a otros dias de la semana:
El grid muestra totales que se actualizan automaticamente al editar:
En la pestana Resumen, tambien se muestran badges con el total por departamento (ej. "Cocina: 108, Sala: 194, Total: 302 trabajador-hora").
El auto-planificador genera automaticamente los turnos para un periodo y centro concreto, respetando las restricciones legales y optimizando segun el modo elegido.
El sistema recopila automaticamente:
Convierte las necesidades de personal (X trabajadores por hora) en turnos concretos usando las plantillas. Por ejemplo, si se necesitan 3 trabajadores de 8:00 a 15:00, genera 3 slots del turno "Manana".
Los slots se ordenan de mas dificil a mas facil de cubrir. Un slot es "dificil" cuando pocos trabajadores estan disponibles para cubrirlo (constraint-first heuristic). Esto aumenta la probabilidad de encontrar una solucion completa.
Para cada slot, el algoritmo evalua a todos los trabajadores disponibles y asigna al mejor candidato segun un sistema de puntuacion de 0 a 100 puntos:
| Criterio | Puntos | Descripcion |
|---|---|---|
| Departamento | 0-25 | Coincide el departamento del trabajador con el requerido |
| Utilizacion contrato | 0-20 | Prioriza trabajadores que aun no han alcanzado sus horas de contrato |
| Optimizacion de modo | 0-20 | Puntuacion variable segun el modo seleccionado |
| Calidad del descanso | 0-15 | Favorece a trabajadores con mas horas desde su ultimo turno |
| Consistencia | 0-10 | Premia mantener el mismo tipo de turno en dias consecutivos |
| Desempate | 0-10 | Variacion aleatoria para evitar que siempre se asigne al mismo |
El resultado se muestra como preview antes de aplicar, incluyendo:
Configure los parametros de la planificacion:
Revise el resultado antes de aplicar:
Si el resultado no es satisfactorio, pulse Atras para ajustar los parametros.
Pulse Aplicar para crear los turnos. Se crearan como Borrador para que pueda revisarlos antes de publicar.
El modo de optimizacion determina que criterio prioriza el algoritmo al asignar trabajadores. Todos los modos respetan las mismas restricciones legales; la diferencia esta en como se puntuan los candidatos.
Prioriza cubrir todas las necesidades de personal.
El algoritmo intenta asignar trabajadores a todos los slots, incluso si esto genera desequilibrios en las horas entre empleados. Ideal para negocios donde la cobertura es critica (hospitales, seguridad, atencion al publico).
Minimiza el coste total de la planificacion.
Evita horas extra asignando preferentemente a trabajadores que no han alcanzado sus horas de contrato. Reduce el numero total de horas planificadas manteniendo la cobertura minima.
Distribuye las horas equitativamente entre todos los trabajadores.
Busca que todos los empleados tengan un numero similar de horas. Prioriza a los trabajadores con menos horas asignadas. Ideal para equipos donde todos deben tener la misma carga de trabajo.
Asigna cada trabajador a su turno habitual.
Prioriza la consistencia: si un trabajador suele hacer turno de manana, le asigna siempre el turno de manana. Ideal para empresas con equipos fijos de manana/tarde/noche.
Rota automaticamente los turnos entre grupos de trabajadores.
Los trabajadores se dividen en grupos y cada grupo rota de turno siguiendo un ciclo predefinido. Por ejemplo, en un ciclo de 3 semanas: el Grupo 1 hace Manana la semana 1, Tarde la semana 2 y Noche la semana 3. Ideal para fabricas, hospitales y servicios 24h con turnos rotativos.
| Modo | Prioridad | Mejor para |
|---|---|---|
| Cobertura | Cubrir todos los slots | Servicios criticos, atencion 24h |
| Coste | Evitar horas extra | Optimizar presupuesto |
| Equidad | Reparto uniforme | Equipos con misma categoria |
| Turnos fijos | Consistencia de turno | Equipos fijos por turno |
| Rotacion ciclica | Rotacion automatica de grupos | Fabricas, hospitales, 24h rotativo |
Las rotaciones ciclicas permiten automatizar el cambio de turno entre grupos de trabajadores. En lugar de asignar turnos manualmente cada semana, se define un ciclo (ej. 3 semanas) con una plantilla de turno por fase, y el sistema calcula automaticamente que turno le corresponde a cada grupo en cada momento.
| Concepto | Descripcion |
|---|---|
| Rotacion | Configuracion que define un ciclo de turnos para un centro de trabajo. Tiene un nombre, un numero de semanas (2 a 6) y una lista de fases. |
| Fase | Cada semana del ciclo. Cada fase tiene asignada una plantilla de turno. Ejemplo: Fase 1 = Manana, Fase 2 = Tarde, Fase 3 = Noche. |
| Grupo | Conjunto de trabajadores que hacen el mismo turno simultaneamente. El numero de grupos coincide con el numero de fases del ciclo. |
Pulse el boton Rotaciones en la barra de herramientas de planificacion.
El algoritmo calcula la fase actual de cada grupo basandose en el numero de semana ISO del ano y asigna automaticamente la plantilla de turno correspondiente a cada trabajador.
La formula que determina que turno hace cada grupo en una semana dada es:
El auto-planificador cumple automaticamente la legislacion laboral espanola. Estas restricciones son hard constraints: nunca se pueden violar, independientemente del modo seleccionado.
Si un slot no puede asignarse a ningun trabajador sin violar alguna restriccion, el turno se crea como "Sin asignar" y se genera un aviso en la vista previa. El gestor puede entonces:
El modulo de proyectos permite crear calendarios de seguimiento temporal para proyectos, eventos o campanas que afectan a la planificacion. Los proyectos se muestran como barras de color sobre las vistas de semana y mes.
Pulse el boton Proyectos en la barra de herramientas de planificacion.
| Campo | Descripcion | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre | Nombre del proyecto | Campana de Navidad |
| Descripcion | Detalle opcional | Refuerzo para temporada alta |
| Color | Color de la barra en el calendario | Violeta |
| Fecha inicio / fin | Periodo del proyecto | 01/12 - 06/01 |
| Centro | Centro de trabajo asociado (opcional) | Tienda Centro |
| Presupuesto | Presupuesto asignado (opcional) | 5.000 € |
| Estado | Activo, Completado o Cancelado | Activo |
Los proyectos activos cuyas fechas se solapan con el periodo visible se muestran como barras de color horizontales encima del grid de turnos, en las vistas de semana y mes. Esto permite visualizar de un vistazo que proyectos estan en curso y como afectan a la planificacion.
Puede asignar empleados a un proyecto indicando:
Esta informacion se utiliza en el panel de capacidad para calcular la carga total de cada empleado.
El panel de capacidad muestra una vision general de la carga de trabajo de cada empleado, combinando turnos planificados, proyectos y horas de contrato.
Pulse el boton Capacidad en la barra de herramientas de planificacion.
| Metrica | Descripcion |
|---|---|
| Horas contrato | Horas semanales segun contrato del empleado |
| Horas turnos | Horas planificadas en turnos para el periodo actual |
| Horas proyectos | Horas asignadas a proyectos activos |
| Utilizacion % | Barra de progreso con codigo de colores |
| Dias ausencia | Dias de ausencia aprobada en el periodo |
Veamos un ejemplo completo de planificacion para una tienda con 8 empleados y 2 turnos:
Vamos a Plantillas y creamos dos turnos:
Pulsamos Auto-planificar y configuramos:
El algoritmo genera la planificacion en segundos.
La preview muestra:
Pulsamos Aplicar. Los turnos aparecen en la vista semanal como borradores. Ajustamos manualmente los 2 turnos del sabado sin asignar, asignandolos a empleados con menos horas.
Cuando todo esta correcto, pulsamos Publicar. Los empleados ya pueden ver sus turnos desde la aplicacion.
Si la siguiente semana tiene la misma estructura, usamos Duplicar semana. Si cambia, volvemos a ejecutar el auto-planificador con los nuevos parametros.
Veamos como planificar un restaurante con 12 empleados distribuidos en 3 departamentos, aprovechando las necesidades por puesto de trabajo y el asistente visual.
Desde Gestion de usuarios, asignamos cada empleado a su departamento (Cocina, Barra o Sala). Luego creamos las 6 plantillas de turno en Plantillas.
Abrimos Necesidades y usamos el Relleno rapido por departamento:
Pestana Cocina:
Pestana Sala:
Pestana Barra:
La pestana Resumen muestra: Cocina: 132, Sala: 168, Barra: 108 → Total: 408 trabajador-hora.
Pulsamos Plantillas → "Guardar semana actual como plantilla" con el nombre "Semana estandar restaurante". Asi la reutilizaremos cada semana.
Pulsamos Auto-planificar con modo Maxima Cobertura. El algoritmo:
Si un departamento no tiene suficientes trabajadores, el algoritmo genera avisos como "2 turnos de puesto Sala sin cubrir el sabado".
Revisamos la vista semanal, ajustamos los turnos no cubiertos (p.ej. asignando un camarero de barra a sala el sabado) y publicamos.
Veamos un ejemplo detallado de como planificar una fabrica que opera 24 horas con 3 turnos rotativos y 18 operarios.
Vamos a Plantillas y creamos:
Pulsamos Necesidades y rellenamos el grid:
Despues de guardar, pulsamos Plantillas > "Guardar semana actual como plantilla" con el nombre "Semana estandar fabrica" para reutilizarla cada semana.
Pulsamos Auto-planificar:
El algoritmo genera la planificacion:
Pulsamos Aplicar. La vista semanal muestra:
| Empleado | Lun | Mar | Mie | Jue | Vie | Sab | Dom | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Garcia, Juan | 06-14 | 06-14 | 06-14 | 06-14 | 06-14 | 37.5 | ||
| Lopez, Maria | 06-14 | 06-14 | 06-14 | 06-14 | 06-14 | 37.5 | ||
| Martinez, Pedro | 14-22 | 14-22 | 14-22 | 14-22 | 14-22 | 06-14 | 45.0 | |
| Sanchez, Ana | 22-06 | 22-06 | 22-06 | 22-06 | 22-06 | 37.5 | ||
| ... (14 empleados mas) | ||||||||
| Sin asignar | 22-06 22-06 22-06 |
|||||||
Los 3 turnos de noche del sabado quedan sin asignar. El gestor puede:
Tras resolver los turnos pendientes, publicamos la semana. Los operarios consultan sus turnos desde la app.
Para la siguiente semana:
| Elemento | Configuracion |
|---|---|
| Plantillas de turno | 3: Manana (06-14), Tarde (14-22), Noche (22-06) |
| Necesidades L-V | 5 operarios x 24h (todas las franjas horarias) |
| Necesidades Sabado | 3 operarios x 16h (manana y tarde solamente) |
| Plantilla necesidades | "Semana estandar fabrica" (guardar para reutilizar) |
| Modo recomendado | Cobertura (cubrir toda la produccion) o Turnos Fijos (rotacion) |
| Operarios | 18 (= 3 turnos x 5 + 3 reserva/descanso) |
Al menos: (1) plantillas de turno definidas, (2) empleados activos asignados al centro de trabajo, y opcionalmente (3) necesidades de personal configuradas. Sin necesidades, el algoritmo distribuira los turnos segun las plantillas disponibles y el numero de trabajadores.
Si. El sistema carga automaticamente las ausencias aprobadas (vacaciones, bajas, permisos) del periodo y excluye a esos trabajadores de los dias en que tienen ausencia. Las celdas con ausencia se muestran con fondo rosa.
Si. Los turnos generados se crean como borradores y son completamente editables. Puede cambiar horarios, reasignar empleados o eliminar turnos antes de publicar.
Si no marca la opcion "Reemplazar turnos existentes", los nuevos turnos se anadiran junto a los existentes (puede generar duplicados). Si marca la opcion, los turnos en borrador del periodo se eliminaran antes de generar los nuevos.
Si. En el wizard del auto-planificador puede seleccionar el rango exacto de fechas. Por ejemplo, de lunes a viernes si no trabaja fines de semana.
Los turnos publicados seran visibles para los empleados cuando accedan al modulo de planificacion. El sistema no envia notificaciones push automaticamente.
Si. Puede crear turnos sin empleado asignado. Estos aparecen en la fila "Sin asignar" con fondo naranja. Son utiles para definir las necesidades de cobertura antes de decidir quien cubrira cada turno.
Si. La planificacion es independiente por centro. Use el selector de centro en la barra superior para cambiar entre centros. Cada centro tiene sus propios turnos, plantillas y estado de publicacion.
Cada color corresponde a una plantilla de turno (o al color elegido al crear el turno manualmente). Por convencion:
Los colores son completamente personalizables al crear las plantillas.
Las necesidades se organizan en pestanas: Resumen (vista general de todos los departamentos), General (necesidades sin departamento especifico) y una pestana por cada departamento activo del centro. Al configurar necesidades por departamento, el auto-planificador asignara solo empleados del departamento correspondiente a cada franja horaria.
La barra de relleno rapido (Quick Fill) permite definir una franja horaria (hora inicio, hora fin), una cantidad y los dias de la semana a rellenar. Al pulsar Rellenar, todas las celdas que coincidan con los criterios se actualizan de golpe. Use el boton Limpiar todo para poner toda la cuadricula a cero.
Si. En el asistente visual, pulse el icono en la cabecera del dia que desea copiar. Aparecera un icono en los demas dias: pulse en el dia destino para pegar los valores. Tambien puede hacer clic en las celdas para ajustar (+1 clic izquierdo, -1 Shift+clic) o arrastrar para pintar varias celdas con el mismo valor.
Los calendarios de proyectos permiten asociar turnos planificados a proyectos concretos (obras, eventos, campanas). Cada proyecto tiene fechas de inicio y fin, y los turnos asignados se visualizan en una linea temporal con barras de progreso. Util para empresas que gestionan personal en multiples ubicaciones o clientes simultaneamente.
El panel de capacidad muestra, para cada empleado, sus horas contratadas frente a las horas planificadas en el periodo seleccionado. Los indicadores de color facilitan la lectura: verde (80-100% de utilizacion), amarillo (60-80% o >100%) y rojo (<60%). Tambien incluye un resumen presupuestario con el coste estimado de la planificacion.
Una rotacion ciclica es un sistema de turnos rotativos donde los trabajadores se dividen en grupos y cada grupo cambia de turno automaticamente cada semana siguiendo un ciclo. Es ideal para fabricas con turnos de manana/tarde/noche, hospitales, servicios de seguridad y cualquier actividad que requiera cobertura 24h con turnos rotatorios. Se configura desde el boton Rotaciones de la barra de herramientas.
Si. Puede crear multiples rotaciones para un mismo centro de trabajo. Por ejemplo, una rotacion de 3 turnos para el area de produccion y otra de 2 turnos para el area de almacen. Al auto-planificar, seleccione la rotacion que desea aplicar.
Los trabajadores sin grupo asignado se tratan como "sin preferencia de turno". El algoritmo los asigna libremente segun el modo seleccionado. Es recomendable asignar todos los trabajadores relevantes a un grupo antes de generar turnos con el modo rotacion ciclica.